30-31 октября 2017 г. , г. Москва, Круглый стол "Налоговое планирование с учетом изменений в контроле за налогоплательщиком (лето-осень 2017 г.)" 

КАКИЕ ТИПИЧНЫЕ ОШИБКИ В ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА СОВЕРШАЮТ РУКОВОДИТЕЛИ?

Юлия Хачатурян

Генеральный директор

NIKA, RISK PLAN

«Планово-экономический отдел» № 1, 2017

Ошибка № 1: Наличие участков работы, за риски на которых никто ответственности не несет.

Представим себе обычное предприятие. Там есть юристы, бухгалтеры, кадровики, технические специалисты… Но вот происходит какая-то неприятность, руководитель разводит руками и спрашивает: «А почему меня никто не предупредил о ней?» А у персонала предприятия возникает встречный вопрос: «А кто должен был вас предупредить?» Ведь каждый выполнял обязанности согласно своей должностной инструкции (или трудовому договору) и отвечал ровно за то, за что должен был отвечать… Рассмотрим конкретную ситуацию.

Ситуация 1

Недавно на семинаре мне задали следующий вопрос. В соответствии со ст. 136 ТК РФ, оплата отпуска производится не позднее чем за три дня до его начала. В организации же, где слушатель работал бухгалтером по расчету заработной платы соблюсти данное требование законодательства не получалось: заявление на отпуск поступала в бухгалтерию слишком поздно, так как работник поздно писал заявление. В результате оплата происходила в день, предшествующий началу отпуска. Бухгалтера интересовало, как их организация может обезопасить себя. Отвечаю, что в данном случае никак. Что есть диспозитивные нормы законодательства (обязательства, которые они устанавливают, могут быть изменены по договоренности сторон, например, путем подписания дополнительного соглашения между работодателем и работником) и императивные (обязательства по которым скорректировать нельзя, даже если работник тем или иным образом выразит свое согласие на подобные изменения). Статья 136 ТК РФ относится к числу тех, в которой прописаны императивные нормы. Штрафы за несвоевременную выплату отпускных установлены ст. 5.27 КоАП РФ. Судебные решения по поводу наложения данных штрафов можно легко найти в свободном доступе (см. например, постановление Санкт-Петербургского городского суда от 18.01.2016 № 4а-29/16). Однако такой ответ слушательницу не устраивает, она хочет, чтобы все-таки нашли решение ее проблемы. Как выясняется, процедура предоставления отпуска в организации следующая: есть график отпусков, тем не менее, часто работникам предоставляют оплачиваемый отпуск просто по заявлению сотрудника, которое начальник его подразделения подписывает буквально за день до ухода в отпуск. Далее его подписывает руководитель предприятия, потом заявление поступает в отдел кадров и те делают приказ, который потом поступает в бухгалтерию. Последняя ругается на отдел кадров за то, что те взяли заявление, поступившее слишком поздно, а отдел кадров отвечает, что не мог не оформить приказ, так как на нем стояла подпись директора. «Раз руководитель предприятия поставил подпись на таком приказе – значит он принял на себя риски в данном случае. Вы не можете принимать за него решение. Речь же не идет об уклонении от уплаты налогов, где бухгалтер тоже может быть привлечен к ответственности. Почему вас это так волнует?» — спрашиваю я бухгалтера. «А вдруг он спросит, почему мы его не предупредили о рисках?», — задает она встречный вопрос. 

 

На самом деле, безусловно, очередной оплачиваемый отпуск должен оформляться в другом порядке. Только в некоторых случаях он должен быть предоставлен по заявлению работника. По общему же правилу, работнику отпуск предоставляется в соответствии с графиком отпусков и, если что-то меняется в порядке его предоставления – в график должны быть внесены соответствующие изменения. Поэтому если работник прибегает к своему руководству и просит ему предоставить отпуск в заранее не согласованное время – работодатель вправе ему отказать. Однако, по сути проблема, которую поднял слушатель, была гораздо шире: кто должен в таком и аналогичных случаях предупреждать работодателя о рисках и подтверждать своей визой, что их нет? Юристы? Они зачастую и не видят кадровых документов, а занимаются договорами, судами и крупными проектами. Кадровики, к которым подобные и иные приказы поступают уже подписанными (во всяком случае, согласно порядку, установленному в той организации)? Бухгалтерия, в задачу которой стоит оплата отпуска по приказу, а не разматывание клубка проблем, причины которых кроются на предыдущих этапах? Рассмотренная ситуация – частный случай. На самом деле рисков, связанных с персоналом и кадровыми документами, может быть гораздо больше. И на многих предприятиях отсутствует лицо, которое подтверждает своей подписью безопасность совершения того или иного действия, связанного с персоналом. Риски предприятия, за оценку которых никто на практике не отвечает, могут быть не только кадровыми. Например, если речь идет о строительстве, это могут быть юридическо-технические риски. Другой пример: к нам недавно однажды обращался клиент, который возмущался тем, что в связи с изменением некоторых условий работы с контрагентами у него выросла налоговая нагрузка, о чем бухгалтер его не предупредила. В общем, если руководитель хочет, чтобы его предупреждали о рисках, он должен знать свое предприятие, понимать, на каких участках они гипотетически могут возникнуть, понимать, какой специалист компетентен и может предупредить его о них и продумать систему оформления документов так, чтобы своей визой данный специалист подтверждал отсутствие рисков по данной операции или писал сопроводительное письмо, обосновывающее, почему данные риски могут возникнуть. Например, если это кадровые риски, подтверждать их отсутствие может руководитель кадровой службы, который будет визировать приказ до того, как тот попадет на стол директору; технико-юридические – руководитель технической службы или юрист и т.д. Если же руководитель вначале подписал документы – а потом отправил их компетентным специалистам для исполнения, это означает, что риски на себя он уже принял и пенять потом на других лиц, что его не предупредили, он не может.

Ошибка № 2 Руководитель подписывает договор только при наличии визы юриста

Юрист не руководитель предприятия, чтобы решать, что подписывать, а что нет. И не служба безопасности, чтобы хватать руководителя за руки со словами: «Этого подписывать нельзя».

Ситуация 2:

В моей практике была следующая ситуация. Я работала в западном агентстве недвижимости. Своей подписью я должна была подтвердить отсутствие не только гражданско-правовых, но и налоговых рисков. Мне принесли проект договора, согласно которому для нашего агентства осуществляло поиск покупателей недвижимости другая компания. Интересуюсь у менеджера какой объект (свой или чужой) мы продаем (хотя понимаю, что своих объектов нет и продавать в общем-то нечего) и почему мы обратились в стороннюю организацию, если в московском подразделении компании работает 300 человек, каждый из которых был бы рад выполнить подобную работу. Выясняется, что был заказчик, который хотел, чтобы часть работы по проекту выполнило одно агентство недвижимости, а другую часть – другое. Но все деньги, полагающиеся обоим агентствам, вначале перечислят нам, а потом мы перечислим второму агентству по тому договору, который мне принесли. Спрашиваю, а почему нельзя заключить договор, в котором фактические отношения будут соответствовать его тексту: один заказчик, два соисполнителя, четко прописанные действия каждого, права, обязанности, выплачиваемое вознаграждение (тем более не понятно, зачем нам принимать участие в расчетах между заказчиком и вторым агентством). После этого вопроса у менеджера отдела маркетинга начинается истерика, смысл которой состоит в том, что «вот так никак сделать нельзя, но почему он рассказать не может». Объясняю, что завизировать такой договор не могу, ибо налоговики могут счесть расходы необоснованными, так как для работы для выполнения которой у нас есть своих 300 специалистов, мы зачем-то, согласно договору, привлекаем третьих лиц… Истерика менеджера становится еще больше. Попытки объяснить ему, что я не руководитель организации и если последний захочет, то подпишет оное творение, не помогают. Во всяком случае хотя бы получит внятное объяснение, почему нельзя по-человечески оформить данный договор, что мне сделать не удалось…

 

На самом деле миссию юриста предприятия в процессе документооборота многие воспринимают несколько странно. Недавно на фейсбуке я прочла мнение одной барышни-менеджера (привожу здесь, ибо полагаю, что она выражает представление о юристе значительного количества людей). «Юрист в отличие от нас, менеджеров, не передовик….Написать правовое заключение, скомпилировав части законов – много ума не надо! Юрист должен на любую мою хотелку менеджера придумать, как это сделать. А если делать так, как говорят юристы, можно вообще закрывать фирму и не работать.» На самом деле, во-первых, внутренний юрист вообще не должен ничего придумывать. На юрфаке учат совсем другому: оценивать договоры, разбираться в судебном процессе и пр. Безусловно, есть специалисты, которые могут что-то придумать, но увы, как правило, это специалисты консалтинга, очень высокой квалификации специализирующиеся в большей степени именно на такой работе и берущие за свою работу столько, что оплата мозговой деятельности подобного специалиста может стоить во много раз больше, чем барыши, которые гипотетически можно получить от реализации априори нецелесообразной прихоти менеджера, если таковые вообще будут (пишу как руководитель консалтинговой компании, которая как раз и занимается поиском нестандартных решений).

Во-вторых, юрист не может давать советы, что делать, ибо, в-третьих, внутренний юрист нужен прежде всего нужен для того, чтобы объективно рассказать собственнику о рисках.

Представим себе, что на стол юриста поступил конкретный договор. Некоторые риски юрист может устранить самостоятельно, путем переговоров с уполномоченными лицами контрагента; некоторые – с помощью менеджера, который ведет данный проект и обсуждает условия работы с контрагентом.

Но может случиться так, что некоторые риски так и не будут устранены, ибо ваш юрист не может принимать решения за вашего контрагента, не может диктовать коммерческие условия менеджерам с обоих сторон и т.д.

Тогда руководитель предприятия может сказать: «Да, условия рискованные, но мы на них пойдем, так как этот клиент нам очень нужен» или «Нет, пусть они принимают наши условия, или сделки не будет».

Для того, чтобы принять решение руководитель должен знать, какие риски остались не устранены после всех согласований, которые юрист должен ему объективно описать.

Представьте себе, что стоит как в сказке столб… На нем написано: «Направо пойдешь – коня потеряешь…налево пойдешь – себя потеряешь и т.д.» Вы же к столбу не будете предъявлять претензии за то, что он вам указывал, куда идти, тем более, что куда идти, он вам и не говорил.

Что происходит на многих предприятиях? Попытка переложить свою ответственность за риски предприятия с его руководителя на эксперта. Многие считают, что хороший юрист, который оперативно визирует все документы (хотя рисков тот не видит или в силу низкой квалификации; или потому что ему просто лень разбираться в том или ином вопросе; или в силу того, что тот просто уже не указывает риски, т.к. ему не очень хочется конфликтовать с не очень умными людьми, пытаясь им же рассказать, какие неприятности могут их ждать после совершения ими того или иного действия. Юрист понимает, что руководитель его компании занимается самообманом, но уже не тратит свои силы на то, чтобы вытащить его из плена иллюзий).

Так и хочется сказать: «Уважаемые инфантильные руководители и менеджеры, если вы не можете воспринимать объективную оценку ситуации – сделайте факсовую подпись якобы существующего на вашем предприятии юриста, ставьте ее на каждый документ самостоятельно до того как его подписать, если факт ее наличия вас успокаивает. А если вы взрослые люди, поймите, что не на каждом договоре будет поставлена виза и при ее отсутствии, зная риски, вам придется взять на себя ответственность и его подписать или от него отказаться».

Ошибка 3. Вначале дело – потом документы

Несколько раз мне приходилось сталкиваться с тем, что вначале де-факто совершалась какая-то операция и только потом подписывались необходимые документы.

Пример 1.

Компания-генподрядчик нашла заказчика. Устно договорилась о договоре подряда. Начала согласовывать с заказчиком договор и одновременно наняла субподрядчиков, которые стали делать работу…. Заказчик старательно тянул резину с согласованием договора, а наш директор пил кучу успокоительных таблеток в день и, когда терпение заканчивалось, то заявлял: «Останавливайте работу», то опять направлял на объект подрядчиков…

Пример 2.

Агентство недвижимости оплатило топ-менеджером прогулку на теплоходе. Когда выяснилось, что оная сумма может быть заплачена только из чистой прибыли, руководство впало в состояние легкого транса и потребовало сделать так, чтобы хоть как-то можно было отнести оные суммы на затраты. Из этой затеи ничего не выходило, ибо замаскировать один договор под другой не получалось никак. Какой отсюда вывод? Вначале согласуйте проект договора, поймите, каковы последствия его реализации – потом начинайте совершать какие-то операции. Даже если это небольшая сумма и мелкая услуга – согласовать текст проекта договора в любом случае можно заранее.

Ошибка 4. Волокита при подписании договоров.

Ситуация 3.

Недавно мне на почту пришло письмо с предложением послушать лекцию про безопасность бизнеса. В конце письма было написано следующее. «Работаем по счетам. Согласовывать договоры на копеечную сумму (цена вопроса – 30.000 р. с участника) некогда, некому, да и не стоит оно того». Мне стало интересно, как много желающих захотят посетить подобное мероприятие, если в конце они прочтут такую фразу (как минимум, удивляло отношение к потенциальным клиентам). Однако, когда я написала статус на своей странице в соцсети, не указав при этом реальной фамилии лектора, приславшего мне спам, опознавшие его друзья и знакомые начали писать комментарии и возмущаться. Смысл их позиции состоял в следующем. На согласование договора уходит много времени и сил. Оплата времени, которое уходит на согласование договора с юристом, финансовым директором и прочими заинтересованными лицами стоит больше, чем сам договор.

На самом деле, волокита – безусловно, плохо. Хотя, честное слово, никогда в жизни не видела людей, которые бы занимались длительным согласованием договора на проведение открытого семинара.

Если семинар открытый, как правило, заказчики их подписывают без внесения правок, если корпоративный – могут высказать какие-то пожелания…. Тем не менее, должны быть установленные сроки и процедуры, дабы не затягивать данный процесс. Некоторые договоры (например, генерального строительного подряда) действительно нуждаются в подтверждении из безопасности и правильности ряда специалистов – юриста, сметчика, специалистов, занимающихся техническими вопросами, финансового директора и т.д. Если речь идет о большом производственном заказе, помимо подобных специалистов необходима еще и подпись главного инженера и т.д. По каким-то вопросам может понадобиться узнать компетентное мнение руководителей цехов, внутренних аудиторов и т.д. В общем, если цепочка длинная и каждое звено в данной цепочке будет держать проект договора у себя очень долго – то его подписания заказчик (подрядчик) может и не дождаться… Еще хуже – если после внесения правок одной из сторон согласования пойдут по второму кругу.

Как повлиять на ситуацию?

Во-первых, из процесса согласования должны быть выкинуты лишние звенья. Может быть какие-то специалисты лишние при согласовании не всех договоров, а договоров определенного вида или договоров на определенную сумму.

Во-вторых, естественно должны быть установлены сроки рассмотрения проекта договора для каждого звена, с которым проект должен быть согласован. При установлении сроков, во-первых, должна быть учтена сложность договора (см. Пример 2), во-вторых, лица, с которыми проект согласовывается, должны иметь достаточно свободного времени, чтобы эти сроки соблюдать (см. Пример 1). Если работы много – а времени мало – пострадает или качество работы или будет допущена волокита.

Приведу конкретный пример.

В одной компании, где мне пришлось работать юристом (а их в отделе было 7) работы было более, чем много. Договоры были сложные, проекты – еще сложнее и чтобы разобраться в той или иной ситуации, необходимо было копаться в ряде нюансов многих отраслей права. Однажды в отпуск решил уйти младший юрист и его работу (причем без доплаты) решили поручить мне. Младший юрист должен был рассматривать 4 договора в день, но суть его работы состояла в том, чтобы убедиться, что договор, который ему в бумажном виде принесли, соответствует одному из шести шаблонов, которые он помнил уже наизусть и что менеджер соответствующего отдела не вписал туда ту или иную норму, отличающуюся от шаблона…. Объяснить, что на выполнение своей работы (предполагающей наличие куда более высоких рисков) мне и без того времени не хватает и что взять, пусть и легкую работу помощника я себе не могу – было проблематично. В результате, когда менеджер приносил мне договор я спрашивала: «Это точно шаблон?» Менеджер кивал. «Точно-точно?» -менеджер начинал кивать еще активнее… «А там точно нет никаких фраз, которых в утвержденном шаблоне нет?» «Нет, — заявлял менеджер…. И клялся всем, чем только мог.» После трех минут таких пыток визу на проекте договора я ставила…. Ибо временной возможности сверять бумажный вариант с шаблонами просто не было… И только когда младший юрист вышел из двухнедельного отпуска, выяснилось, что я завизировала договоры, которые отличались от шаблонов и каждый менеджер-хитрец всунул в шаблон две-три фразы, о наличии которых его очень сильно просил клиент. Если вы хотите, чтобы проекты договоров рассматривались вовремя и при этом было обеспечено качество работы – у любого специалиста, участвующего в согласованиях, должно быть время на то, чтобы прочитать проект, оценить те риски за отсутствие которых он отвечает (налоговые, юридические, технические и пр.), должно быть время, чтобы он проверил сметы и т.д.

Пример 2. В одной компании, где я работала, была норма договоров, которые необходимо рассмотреть за один день – 5 штук. Откуда взялась эта цифра – было не понятно вообще. Некоторые договоры были шаблонными и, чтобы убедиться, что это именно тот шаблон – требовалось минут 10. Рассмотрение договоров на обучение сотрудников занимало минут 15. А вот на сложные договоры, наоборот, было нужно очень много времени. Для того, чтобы рассмотреть многостраничный договор на сумму в несколько миллионов о разработке правовой программы для компании иностранными контрагентами – необходимо разобраться и в технических вопросах, и понять, насколько правильно они отражены с позиции авторского права и понять, в чем различия между нашим авторским правом и правом другой стороны и не повлияют ли они каким-то образом на исполнение договора, и каковы налоговые последствия некоторых весьма специфических формулировок, которые явно надо переписывать и т.д., и т.п. В общем, по-хорошему, разбираться надо было дня полтора, при чем, чтобы при этом тебя никто ни на что другое не отвлекал. Но в регламенте на рассмотрение такого договора предусматривалось около полутора часов. Хорошо, что руководители некоторых подразделений были вменяемые и терпеливо ждали рассмотрения их договора (ибо все лишнее высвободившееся время тратилось на него). Тем не менее, по сути допускалась волокита, ведь договор, который должен был быть рассмотрен за один-два дня из-за наличия других текущих документов на рассмотрении отдавался зачастую в руки начальнику соответствующего отдела через неделю. Определяйте сроки так, чтобы они учитывали, что одна и та же работа имеет разный уровень сложности, а потому может требовать совершенно различное время для выполнения. Совокупность факторов, которые определяют время рассмотрения договора, например, необходимо обсуждать с самими юристами. Так, например, договор, отягощенный иностранным элементом всегда будет рассматриваться дольше, чем договор, где обе стороны российские; если юрист должен своей визой подтвердить отсутствие неблагоприятных налоговых последствий – на рассмотрение договора ему должно быть дано времени больше, чем если он своей визой подтверждает только гражданско-правовые риски; разработка договора естественно займет времени больше, чем рассмотрение готового, уже предложенного контрагентом и т.д., и т.п.

Ошибка 5 Отсутствие процедур и регламентов.

Безусловно, в организации должны быть регламенты организации документооборота, разработанные с участием компетентных специалистов. В регламенте должны быть отражены процедуры по оформлению различной документации и оценке рисков: оформления отпуска (со сроками предоставления документов); увольнения; приема на работу; оформления договоров; составления смет; приказов по личному составу и т.д. В таком случае, когда обязанности лиц, сроки предоставления документов и лица, ответственные за оценку рисков конкретного документа будут названы – скорее всего и не возникнет ситуация, когда рассмотрение документа будет затянуто по времени, а руководитель компании удивиться, что его кто-то не предупредил о рисках….

Яндекс.Метрика