30-31 октября 2017 г. , г. Москва, Круглый стол "Налоговое планирование с учетом изменений в контроле за налогоплательщиком (лето-осень 2017 г.)" 

Ошибки при расчете оплаты труда персонала

Юлия Хачатурян,

Генеральный директор компании Nika, risk plan

«Справочник экономиста» № 8 2017

Аннотация

Думаю, что любой из нас хотя бы один раз (а то и несколько) видел, как работник выяснял с работодателем в лице бухгалтера, начальника отдела или руководителя компании, почему ему «заплатили меньше». Некоторые читатели возможно и сами были в ситуации, когда рассчитывали получить одну сумму за свою работу, а получали в результате другую. Бывают и обратные ситуации: работодатель заплатил (или считает, что заплатил) лишнюю сумму и думает, о том, как ее вернуть. В данной статье на конкретных примерах будут рассмотрены причины возникновения таких переплат или, наоборот, недоплат, споров по поводу размера вознаграждения между работником и работодателем, а также возможные пути предотвращения подобных конфликтов.

Когда я попыталась проанализировать все увиденные мною споры (под спорами я имею в виду в данном случае не судебные споры, а рядовые конфликты) по поводу заработной платы, стало очевидно, что они бывают обусловлены совершенно различными причинами.

Причина 1. Незнание трудового законодательства работником и работодателем.

Безусловно, и профессиональные юристы зачастую не могут разобраться в нашем законодательстве, ибо в нем много противоречий и пробелов. Но иногда в законодательстве все прописано предельно ясно, а работник или работодатель меж тем, не знают элементарных вещей. Приведу два конкретных примера. В первом случае неосведомленность показал работодатель, во втором – работник.

Пример 1 Один мой знакомый работал на должности редактора небольшого издательства и каждый месяц писал несколько статей в данный журнал. Когда по итогам года он решил пойти в отпуск, несмотря на прямое предписание законодательства, работодатель не стал включать сумму гонораров в средний заработок. В результате размер отпускных оказался значительно ниже, чем полагающаяся работнику по закону. Свои претензии естественно работник работодателю высказал. Однако тот, увы, на встречу работнику не пошел. Между тем, в п.2. Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы указано, что для расчета среднего заработка учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые у соответствующего работодателя, независимо от источников этих выплат. К таким выплатам в т.ч. относятся: начисленные в редакциях средств массовой информации и организациях искусства гонорар работников, состоящих в списочном составе этих редакций и организаций, и (или) оплата их труда, осуществляемая по ставкам (расценкам) авторского (постановочного) вознаграждения.

Пример 2

Однажды мне пришлось видеть, как рабочий ругался с главным бухгалтером по поводу оплаты своего труда. Выяснилось, что он ушел в отпуск, получил отпускные, далее в отпуске заболел. После выздоровления отпуск естественно должен был быть продлен. Однако работника по производственной необходимости попросили выйти на работу в изначально планируемый день окончания периода отдыха, с чем тот согласился. Естественно, те дни, которые изначально были отпуском, превратились в дни нетрудоспособности. Был произведен перерасчет и оказалось, что работнику отпускные переплатили. Работник же считал, что отпускные ему полагаются и за дни нетрудоспособности, в чем главбуху и пришлось его переубеждать.

Безусловно, возникновение таких ситуаций не является благом ни для работодателя (ибо может привести к увольнению работника по собственному желанию, который считает, что с ним поступили несправедливо (и соответственно на трате денег на поиск нового сотрудника), к конфликтам на предприятии, жалобам в трудовую инспекцию, обращению работника в суд и т.д.), ни для самого работника (который может быть и ошибочно убежден в своей правоте).

Варианты решения проблемы: Если руководитель адекватный – в общем-то лучше доводить до него требования законодательства; на большом предприятии можно проводить внутренние семинары для сотрудников по трудовому законодательству.

Причина 2 В законодательстве, касающейся конкретной ситуации, много противоречий и как применять его, не понятно. Забегая вперед (до приведения конкретных примеров), хочется обратить внимание на следующее. Если мы сталкиваемся с не полностью урегулированной законодательством ситуацией – необходимо смотреть письма, разъяснения, судебную практику, которая с ней связана. Смотреть естественно в идеале лучше самостоятельно – ибо у каждой ситуации есть свои нюансы, а сокращенный пересказ во вторичном источнике сути судебного дела может или несколько искажать факты или пересказывавший может не упомянуть нюанс, имевший значительное значение для разрешения именного данного дела. Честно говоря, меня больше всего удивляет, когда взрослые люди, аргументируя свою позицию приводят следующее доказательство: «нам так сказала на семинаре такой-то маститый лектор… она уверена, что суд примет в таком случае сторону работника (работодателя) и т.д.» При этом часто «маститый лектор», в суде чаще всего никогда даже и не был, иначе бы знал, что то, что решит суд, знает только сам судья, принимающий решение по тому или иному делу. Для аргументации же своей позиции есть письма, официальные разъяснения, судебные решения и т.д.. Однако даже при их изучении следует помнить, что выводы, которые мы делаем на основе этих писем действительны только на настоящий момент. Всегда существует вероятность, что позиция ведомств завтра поменяется, а суд примет решение, идущее вразрез с уже устоявшейся практикой.

Приведем теперь конкретный пример возникновения споров по поводу заработной платы, вызванный наличием пробелов в законодательстве.

Пример 3. Сотрудник трудился по сменному графику. Он считал, что ему должна производиться оплата в полуторном размере за первые 2 часа, превышающие норму в учетном периоде, а за остальные часы превышения нормы производиться в двойном. Работодатель же считал, что работнику должна производиться в полуторном размере за первые два часа, приходящиеся в среднем на каждый рабочий день учетного периода, в двойном — за остальные часы сверхурочной работы.

На самом деле похожая ситуация была уже рассмотрена в судебной практике. В данной статье мы приводим текст соответствующего решения со значительными сокращениями.

Судебная практика:

Решение Верховного суда РФ от 15 октября 2012 г. N АКПИ12-1068

Верховный Суд РФ рассмотрев дело по заявлению Г.А. о признании частично недействующим пункта 5.5 Рекомендаций по применению режимов гибкого рабочего времени на предприятиях, в учреждениях и организациях отраслей народного хозяйства, утвержденных постановлением Госкомтруда СССР N 162, ВЦСПС N 12-55 от 30 мая 1985 г., установил:

(…) Пунктом 5.5 Рекомендаций установлено, что в случае выполнения сверхурочных работ лицами с нормированным рабочим днем, переведенными на режим ГРВ, почасовой учет этих работ ведется суммарно по отношению к установленному учетному периоду (неделя, месяц), т.е. сверхурочными считаются только часы, переработанные сверх установленного для этого периода нормы рабочего времени. Их оплата производится в соответствии с действующим законодательством — в полуторном размере за первые два часа, приходящиеся в среднем на каждый рабочий день учетного периода, в двойном — за остальные часы сверхурочной работы.

Г.А., работающий в локомотивном депо ОАО «Российские железные дороги» в режиме с суммированным учетом рабочего времени, обратился в Верховный Суд РФ с заявлением о признании приведенной нормы недействующей в части, предусматривающей оплату сверхурочных работ в полуторном размере за первые два часа, приходящиеся в среднем на каждый рабочий день учетного периода, за остальные часы — в двойном размере, считая такой порядок оплаты противоречащим статьям 99, 152, 423 ТК РФ и нарушающим его право на получение в полном объеме заработной платы за время выполнения сверхурочной работы. В обоснование своего требования ссылается на то, что в соответствии со ст. 152 ТК РФ и письмом Минздравсоцразвития России от 31 августа 2009 г. N 22-2-3363 «Об оплате сверхурочной работы при суммированном учете рабочего времени» в полуторном размере должны оплачиваться первые два часа переработки за весь учетный период, а остальные часы — в двойном размере.

(…)Верховный Суд РФ не находит оснований для удовлетворения заявленного требования.(…)

В соответствии с частью первой ст. 99 ТК РФ сверхурочная работа — работа, выполняемая работником по инициативе работодателя за пределами установленной для работника продолжительности рабочего времени: ежедневной работы (смены), а при суммированном учете рабочего времени — сверх нормального числа рабочих часов за учетный период.

В силу статьи 152 ТК РФ сверхурочная работа оплачивается за первые два часа работы не менее чем в полуторном размере, за последующие часы — не менее чем в двойном размере.

По смыслу приведенных законоположений, в двойном размере оплачивается работа, продолжаемая по истечении первых двух часов переработки в течение рабочего дня (смены), а не учетного периода.

Нормальное число рабочих часов за учетный период, как следует из ст. 104 ТК РФ, определяется в зависимости от установленной для данной категории работников продолжительности ежедневного или еженедельного рабочего времени. Поскольку при суммированном учете рабочего времени невозможно соблюсти продолжительность рабочего времени в течение дня (смены) или недели, то соответственно и невозможно установить продолжительность ежедневной переработки и определить количество часов, из которых два часа подлежат оплате в полуторном размере, а остальные часы — в двойном размере.

Законодательство РФ, установив порядок оплаты переработки сверх установленной для данной категории работников продолжительности рабочего дня (смены), не определяет механизм оплаты переработки нормального числа рабочих часов за учетный период при суммированном учете рабочего времени (…).Рекомендации являются нормативным правовым актом бывшего Союза ССР, изданы компетентным органом, опубликованы в установленном на то время порядке.

Согласно статье 423 ТК РФ впредь до приведения законов и иных нормативных правовых актов, действующих на территории РФ, в соответствие с ТК РФ законы и иные правовые акты РФ, а также законодательные и иные нормативные правовые акты бывшего Союза ССР, действующие на территории Российской Федерации в пределах и порядке, которые предусмотрены Конституцией РФ, Постановлением ВС Совета РСФСР от 12 декабря 1991 года N 2014-1, применяются постольку, поскольку они не противоречат данному Кодексу.

(….) ВС РФ решил: в удовлетворении заявления Г.А. о признании частично недействующим пункта 5.5 Рекомендаций по применению режимов гибкого рабочего времени на предприятиях, в учреждениях и организациях отраслей народного хозяйства, утвержденных постановлением Госкомтруда СССР N 162, ВЦСПС N 12-55 от 30 мая 1985 г., отказать.

Таким образом, на основании данного судебного решения, можно сделать вывод, что прав в споре все же бы работодатель.

Варианты решения проблемы: Для того, чтобы минимизировать риски возникновения подобных ситуаций, желательно, чтобы юридический отдел предприятия периодически готовил обзор писем и судебной практики по спорным вопросам применения трудового законодательства и доводил сделанные выводы до сведения руководства, бухгалтерии предприятия, а так же по возможности до сведения работников компании. Это может быть сделано, допустим, в виде краткой справки со ссылкой на источник.

Фрагмент справки

….Вопрос 1: Каким образом оплачивается работа в командировке в случае, если работа приходится на праздничный (выходной) день? Нужно ли оплачивать данные дни в двойном размере среднего заработка, который исчисляется в порядке, установленном ст. 139 Трудового кодекса РФ (вариант 1) или в двойном размере в соответствии со ст. 153 Трудового кодекса РФ (т.е. например, исходя из тарифной ставки) (вариант 2).

Ответ на данный вопрос дан в письме Министерства труда от 25.12.2013 г. ; 14-2-337. По мнению Министерства, дни отъезда, приезда, а также дни нахождения в пути в период командировки, приходящиеся на выходные или нерабочие праздничные дни, подлежат оплате согласно статье 153 ТК РФ в не менее чем двойном размере. Конкретный порядок исчисления которого зависит от применяемой системы оплаты труда работника, либо по желанию работника оплата за указанные выходные дни командировки осуществляется в одинарном размере и одновременно этому работнику в удобное для него время предоставляется один день отдыха за каждый выходной день без содержания.

В дополнение к ответу Министерства, мы советуем соответствующий порядок закрепить в локальных нормативных актах или в трудовом договоре с работником.

Вопрос 2. В случае задержки заработной платы более чем на 14 дней работник имеет право, письменно уведомив об этом работодателя, приостановить работу. Как должен оплачиваться период приостановки работы?

Ответ: стоит обратить внимание на то, что в судебной практике и юридической доктрине позиция по данному поводу неоднократно менялась. Одна точка зрения состояла в том, что данный период должен оплачиваться в размере 2/3 среднего заработка (как простой по вине работодателя), другая – в размере 100% среднего заработка. Все точки над I были поставлены в 2016 г., когда в ст. 142 ТК РФ было закреплено, что в таком случае необходимо выплачивать средний заработок работнику полностью.

Вопрос 3. Нужно ли уменьшать норму рабочего времени при суммированном учете на время нахождения работника в командировке?

Ответ: По мнению Министерства труда, норма рабочего времени при направлении работника в командировку должна быть уменьшена на количество времени командировки (см.. письмо Министерства труда от 25.12.2013 г. ; 14-2-337. По мнению Министерства,

и т. д.

Причина 3. Допустим теперь, что и трудовое законодательство предельно понятно, и разъяснения по вопросам его применения есть. Но проблема возникновения спорной ситуации все же кроется в нормативных актах, теперь уже локальных, принятых на уровне организации, ибо их можно неоднозначно трактовать (один считает, что премию надо рассчитывать в соответствии с Положением о премировании так, а другой – что совсем по-другому). Так бывает, когда юристы компании не четко прописывают нормы локальных нормативных актах (Положения о премировании, Положения о заработной плате). Или в том, что первичные документы противоречат друг другу.

Понятно, что учет заработной платы начинается с установления ее размера в соответствующих первичных документах по учету труда и его оплате: трудовом договоре, штатном расписании, приказах, локальных нормативных актах (например, Положении о заработной плате, Положении о премировании и т.д.) Для правильного учета заработной платы прежде всего очень важно, чтобы порядок расчета заработной платы (ее отдельных частей) должен быть максимально понятным, исходя из содержания данных документов. Если бухгалтер, например, не правильно поймет алгоритм расчета премии из Положения о премировании, в дальнейшем могут возникнуть проблемы с возвратом данных денежных средств.

Кроме того, содержание отдельных первичных документов не должно противоречить друг другу.

На практике часто возникает вопрос: как сделать правильно – прописать полностью порядок расчета заработной платы в трудовом договоре (включая порядок расчета премий, бонусов и т.д.) или указать в трудовом договоре только размер оклада (тарифной часовой ставки), все же остальные нюансы прописать в локальном нормативном акте организации (положении о заработной плате, о премировании и т.д.) На самом деле это не имеет принципиального значения. Речь идет лишь об использовании различных вариантов техники составления юридических документов. Однако нельзя допускать ситуации, когда, допустим, в трудовом договоре прописаны одни условия оплаты труда, а в Положении о заработной плате, являющемся, согласно ссылке, сделанной в договоре – его неотъемлемой частью – абсолютно другие. Такая ситуация приведет к неизбежным ошибкам и спорам по поводу размера заработка сотрудника.

Известны случаи в судебной практике, когда из-за неясностей документации организация переплачивала лишние денежные средства работникам.

Таким образом, противоречия между содержанием учетных документов или их неясное содержание может привести не только к недоплате, но и к переплате сумм работнику. И если реализация первого варианта может повлечь обращение обделенного работника в суд или в трудовую инспекцию, то реализация второго варианта влечет к финансовым потерям для самого предприятия;

Варианты решения проблемы: Для того, чтобы минимизировать возможность возникновения ситуаций, описанной в примере, необходимо периодически проводить ревизии локальных нормативных актов (Положение о заработной плате, Положение о премировании) на предмет их актуальности и ясности для всех сторон (работника, работодателя, бухгалтера-расчетчика);

В связи с вышесказанным, напомним, когда работодатель может, допустив ошибку, определяя сумму заработной платы удержать (взыскать) излишне выплаченные денежные средства с работника, а в каких – нет.

В ст. 137 ТК РФ предусмотрен исчерпывающий перечень случаев, когда из заработка работника можно удержать переплату.

Такими случаями являются:

• возмещение неотработанного аванса, выданного работнику в счет заработной платы;

• погашение неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой или переводом на другую работу в другую местность, а также в других случаях;

• возврат сумм, излишне выплаченных работнику вследствие счетных ошибок, а также сумм, излишне выплаченных работнику, в случае признания органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров вины работника в невыполнении норм труда или простое;

• увольнение работника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, за неотработанные дни отпуска (при увольнении по ряду оснований в ТК РФ удержание за неотработанные дни отпуска не производится).

Для удержания из заработной платы работодатель должен получить письменное согласие работника (письмо Роструда от 09.08.2007 N 3044-6-0). При отсутствии согласия на удержание вопрос о спорных суммах может быть разрешен только в судебном порядке (см. постановление Президиума Санкт-Петербургского городского суда от 30.05.2007 N 44г-360).

А вот взыскать через суд переплату можно в случае (ст. 1109 ГК РФ):

• недобросовестности работника;

• счетной ошибки бухгалтерии.

Сказанное – теория. Поясним ее практическими примерами.

Пример 4

По ошибке было издано два приказа о премировании одного работника. В результате получилось, что одному работнику выплачено две квартальные премии, вместо одной. К моменту, когда бухгалтер выявил переплату, сотрудник уже уволится. Вернуть переплату в бюджет фирмы через суд в данном случае будет проблематично. Поясним почему. Взыскание в суде общей юрисдикции, в принципе, возможно, если излишняя выплата стала результатом (ч. 3 ст. 137 ТК РФ, ст. 1109 ГК РФ) счетной ошибки. Пояснение о том, что является «счетной ошибкой», ранее встречалось в постановлении Совета Министров СССР, ВЦСПМ от 23.02.1984 года № 191 (которое уже утратило силу). В нем было сказано, что «счетная ошибка» – это неточность в вычислениях. Если придерживаться такого подхода, то премию вернуть, к сожалению, не получиться. Дело в том, что двойное издание приказа о премировании никак не является неточностью в вычислениях. Заметим, что судьи во взыскании, скорее всего, откажут (решение Ленинского районного суда г. Орска Оренбургской области от 05.10.2010 № 2-2094/2010).

Пример 5

Очень часто бухгалтеры выступают против предоставления отпуска авансом. Связано это с тем, что если работник уволится сразу же после окончания отпуска, вернуть излишне выплаченные суммы даже через суд будет проблематично. Поэтому, безусловно, по возможности, с учетом требований ТК РФ, необходимо составлять график отпусков таким образом, чтобы как можно меньшее количество сотрудников получали отпуск авансом.

Причина 4. Причиной переплат, описанных в примерах 8 и 9 является отсутствие действенного контроля за расчетом и выплатой финансовых средств в организации. Впрочем, следствием отсутствия такого контроля может являться и недоплата работнику организации….

Пример 6 Экономист по труду при расчете допустил ошибку и не правильно подсчитал количество продукции, которое произвел один из работников за месяц. В результате тот получил заработную плату в меньшем размере, чем ему полагалось.

Варианты решения проблемы: Разработка системы контроля за расчетом и выплатой финансовых средств – глобальная задача, для решения которой должны быть задействованы все службы организации: отдел кадров, бухгалтерия, экономист по труду, финансовые отдел, начальники отделов и т.д. В процессе обсуждения вопросов учета заработной платы, сторонами должны быть выявлены проблемные места в системе контроля за расчетом и выплатой финансовых средств организации и совместно найдены пути их устранения.

Причина 5

Кроме того, источником споров являются и недоговоренности между сторонами (если заработная плата в компании «не белая» — то апеллировать к Трудовому законодательству работнику достаточно сложно). Часто работник идет на встречу работодателя соглашаясь на «черную» зарплату, но при этом исходит из того, что иные выплаты ему работодателем (в т.ч. отпускные, компенсация при увольнении и т.д.) будут рассчитываться исходя из его фактической заработной платы; работодатель же считает, что черная заработная плата в расчете отпускных и компенсаций участвовать не должна.

Варианты решения проблемы: Единственная возможность предотвратить подобный конфликт, если уж работник согласился на такие условия, «договориться на берегу» о том, как будут оплачиваться ему иные периоды, кроме фактического периода работы.

Причина 6. Неправильно разработанная система мотивации

Пример 7 Один отдел выполнил план, другой перевыполнил его. Однако премию получили сотрудники первого отдела. Работники второго отдела сочли, что в данном случае имела место ошибка при расчете заработной платы. Хотя трудовому законодательству и положению о премировании, действовавшему в организации, фактически действия работодателя соответствовали.

Варианты решения проблемы: Негативные последствия подобной ситуации – массовое увольнение работников из данной компании. Поэтому разрабатывать систему материальной мотивации нужно таким образом, чтобы каждый получал зарплату за результаты, достигнутые в работе; внедрять на предприятии систему контроля за подсчетом фактически выполненной работы.

Посетить семинар автора публикации:

Программа семинара: «Заработная плата в 2017 году. Расчет заработной платы, сложные вопросы оплаты труда, налоги и взносы»

Яндекс.Метрика