30-31 октября 2017 г. , г. Москва, Круглый стол "Налоговое планирование с учетом изменений в контроле за налогоплательщиком (лето-осень 2017 г.)" 

ПРОТИВОРЕЧИЯ ФОРМ ПЕРВИЧНОЙ УЧЕТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ ТРУДОВОМУ ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВУ

Екатерина Самарина, заместитель генерального директора компании NIKA, RISK PLAN

Опубликовано в журнале «Кадровая служба и управление персоналом предприятия» в 2006 г.

Исходя из постановления Госкомстата от 5 января 2004 г., специалистам кадровых служб необходимо заполнять первичную учетную документацию в соответствии с утвержденными формами, к которым относится и «Личная карточка работника». Разработчики данного документа учли основные сведения, которые необходимо знать работодателю, сделав карточку Т-2 удобной в работе и максимально информативной. Однако при этом они вступили в противоречие с существующим трудовым законодательством, которым должны в своей работе руководствоваться кадровики. Об этом мы поговорим в данной статье. Для того, чтобы разобраться в данной ситуации, попытаемся ответить на три основных вопроса:

— Опираясь на какие документы, специалист кадровой службы может оформить «Личную карточку работника»?

— Какие пункты «Личной карточки работника» идут вразрез со статьей 65 и главой 14 («Защита персональных данных работника») ТК РФ?

— Каковы пути выхода из данной ситуации?

Документы

На основных работников

Так, в соответствии со ст. 65 ТК РФ, при заключении трудового договора с новым сотрудником, принимаемым на основное место работы, специалист отдела кадров (как представитель работодателя) имеет право требовать лишь те документы, которые в ней (статье) указаны, а именно:

— паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

— трудовую книжку, за исключением тех, кто впервые устаивается на работу; — пенсионное страховое свидетельство;

— документы воинского учета; — документы об образовании, если для выполнения работы требуются специальные знания.

На совместителей

В соответствии со статьей 283 при приеме на работу по совместительству работник обязан предъявить работодателю:

— паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

— диплом или иной документ об образовании или профессиональной подготовке либо его надлежаще заверенную копию (если работа требует специальных знаний);

— справку о характере и условиях труда по основному месту работы (при приеме на тяжелую работу, работу с вредными и (или) опасными условиями труда).

Требование дополнительных документов возможно только в отдельных случаях, разрешенных законодательством. «Реквизиты» карточки Т-2, «идущие вразрез» с ТК РФ Между тем, форма Т-2, которая должна вестись на всех работников организации, содержит ряд пунктов, при заполнении которых кадровик должен использовать источники информации, не предусмотренные Трудовым кодексом.

Основной работник

Если начать анализировать каждый пункт унифицированной формы Т-2, то сразу же спотыкаешься о реквизит ИНН, о котором нет даже упоминания в статье 65 ТК РФ.   Непонятно, каким образом кадровик может заполнить графу «Знание иностранного языка». Если только работник не претендует на должность переводчика или референта со знанием, например, английского (в этом случае необходимо предоставить документ об образовании), откуда кадровик может узнать, является ли человек полиглотом или нет?   В отношении пункта «Образование» к разработчикам формы Т-2 также есть претензии.

Во-первых, по ТК РФ, документ об образовании работник обязан предъявить только в том случае, если работа, для выполнения которой заключался трудовой договор, требует специальных знаний. Таким образом, если в организацию оформляется стропальщик, то он должен предъявить только соответствующее удостоверение. А документов, подтверждающих его базовое образование (среднее (полное) общее, начальное профессиональное, среднее профессиональное, высшее профессиональное), кадровик не имеет права даже запрашивать.

Во-вторых, предложенный формат ориентирован на документы, выданные при получении профессионального образования (начального, среднего, высшего, послевузовского). Но он неудобен для внесения сведений об удостоверениях или различного рода свидетельствах. Следовательно, в графе «Образование» в описанной ситуации и аналогичных ей должен стоять прочерк, а для данных об удостоверении не предусмотрен формат.   Еще одной головной болью сотрудника отдела кадров может стать пункт о паспортных данных (№ паспорта, дата выдачи, наименование органа, выдавшего паспорт). Согласно ст. 65 ТК РФ работник при приеме на работу должен предъявить паспорт или иной документ, удостоверяющий личность. А таким документом могут стать, например, водительские права. Тогда, следуя логике, кадровик обязан принять на работу человека, имеющего данный документ. Но в этом случае получение столь важных сведений, как паспортные данные, а также о семейном положении, месте жительства, количестве иждивенцев, окажется невозможным. Как следствие, невозможным будет заполнить соответствующим образом форму Т-2. Что тогда должен поставить в «Личной карточке» специалист отдела кадров в соответствующих графах? Прочерк? Или все-таки настаивать на предоставлении основного документа, удостоверяющего личность, а именно, паспорта? В таком случае как быть со статьей 65 Трудового кодекса, где четко сказано «Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность» и нет ссылки на то, что замена возможна только в случае отсутствия основного документа (он был украден, не был обменен на новый и пр.). А может быть, в подобной ситуации вообще отказать в заключении трудового договора? Но тогда произойдет нарушение прав работника. Если бы оговорка о возможности замены паспорта на случай его отсутствия была в законодательстве, это было бы вполне логичным и помогало в сложных ситуациях.

Пример 1. Часто при анализе документов, предоставляемых работниками при приеме на работу, кадровики сталкиваются с тем, что основной документ, удостоверяющий личность, оказывается просроченным. Согласно «Положению о паспорте гражданина Российской Федерации», этот документ имеет следующие сроки действия: — от 14 лет – до достижения 20-летнего возраста; — от 20 лет – до достижения 45-летнего возраста; — от 45 лет – бессрочно. Представим себе, что на работу пришла устраиваться девушка, которой исполнилось 3 месяца назад 20 лет с просроченным паспортом. Оформить ее по недействительному основному документу специалист кадровой службы не имеет права. Однако в законодательстве существует некая лазейка — работнику при заключении трудового договора разрешено предъявить иной документ, удостоверяющий личность. Исходя из практики, можно порекомендовать следующие действия в тех случаях, когда при приеме на работу предъявляемый паспорт оказывается просроченным:

— приостановить процедуру приема человека на работу;

— предложить произвести обмен просроченного документа, для чего необходимо обратиться в паспортный стол;

— на время, пока оформляются документы для нового паспорта, взять справку об обмене;

— проконтролировать, чтобы в содержании справки в обязательном порядке были указаны ФИО, год рождения, место прописки и старые паспортные данные;

— рассматривать данную справку в качестве как один из документов, предъявляемых при заключении трудового договора;

— указанные в справке сведения перенести в форму Т-2.

Как только работник получит новый паспорт, новые данные следует перенести в «Личную карточку». Что касается графы «Адрес места жительства», то перенесение из основного документа, удостоверяющего личность, сведений о прописке, не является проблематичным. Но поскольку большинство людей сейчас имеют тенденцию проживать не там, где прописаны, то становиться актуальным знание работодателем фактического адреса проживания своих работников. Однако эту информацию извлечь из разрешенных законодательством документов не представляется возможным. Значит, в форме Т-2 опять появится прочерк, если только работник не изъявит добровольное согласие на предоставление сведений о фактическом проживании. Совместитель Положение кадрового специалиста, заполняющего форму Т-2 на совместителя, затруднительно в еще большей степени, поскольку перечень документов, необходимых при трудоустройстве данной категории работников, значительно сужен. Отсюда возможность получения информации, предусмотренной «Личной карточкой», сведена к минимуму. Поэтому чаще всего в этом документе содержатся только паспортные данные, реже добавляются сведения об образовании или профессиональной подготовке (если работа требует специальных знаний). Кроме того, если при заключении трудового договора от основного работника требуется пенсионное страховое свидетельство, то совместитель имеет право не предоставлять его (правда, как будут производиться в этом случае отчисления в Пенсионный фонд, непонятно). Следовательно, при заполнении формы Т-2 в данных реквизитах может стоять прочерк. Пути выхода из ситуации Зачастую выходом из противоречивой ситуации является то, что обычно при приеме на работу соискатель заполняет анкету, где, помимо паспортных данных, предоставляет биографические сведения или иную дополнительную информацию. Однако кадровики должны помнить, что нанимаемый ответственности за достоверность изложенного не несет. Да и требовать такую анкету от него по закону никто не имеет права. Иногда задушевная беседа сотрудника отдела кадров с лицом, принимаемым на работу, может пролить свет на его биографию и способствовать более тщательному заполнению соответствующих пунктов «Личной карточки». Однако при этом следует помнить, что задать-то вопрос при оформлении на работу сотрудника Вы можете, а вот отвечать он Вам не обязан (см. Главу 14 ТК РФ «Защита персональных данных работника»). Поэтому специалистам отдела кадров необходимо быть готовым к тому, что ряд пунктов в «Личной карточке» могут оказаться незаполненными или же содержать информацию из недостоверных источников (например, сообщенную работником устно). Стоит учитывать, что если работник при заключении трудового договора предоставил подложные документы среди тех, что предусмотрены при приеме на работу, то он может быть уволен по пункту 11 ст.81 ТК РФ. Однако если ложная информация содержалась в документах, не предусмотренных законодательством в качестве обязательных при приеме на работу (например, анкете, резюме) – то расторгнуть трудовой договор по вышеуказанному основанию с работником вы не сможете.

Яндекс.Метрика