30-31 октября 2017 г. , г. Москва, Круглый стол "Налоговое планирование с учетом изменений в контроле за налогоплательщиком (лето-осень 2017 г.)" 

Управление дебиторской и кредиторской задолженностью

«Справочник экономиста» № 7, 2017

Юлия Хачатурян,

Генеральный директор компании NIKA, RISK PLAN

Из данной статьи вы узнаете:

— какие меры включает в себя разработка политики по управлению дебиторской и кредиторской задолженностью;

— в каких случаях стоит составлять акт сверки;

— к каким негативным последствиям может привести отсутствие действенной стратегии по управлению задолженностью на предприятии.

Грамотное управление дебиторской и кредиторской задолженностью должно включать в себя: проверку кредитоспособности и добросовестности контрагента до заключения договора (под добросовестностью в данном случае имеется в виду не «добросовестность» с налоговой точки зрения; а добросовестность по отношению к своим деловым партнерам, умение отдавать долги и выполнять свои обязательства); контроль за своевременностью заключения договоров; контроль за своевременной подготовкой закрывающих и иных документов; проведение сверок с контрагентом; грамотное составление баланса, в котором отражена как кредиторская, так и дебиторская задолженность; отслеживание того, чтобы размер задолженности не превышал установленные в локальных нормативных актах пределы; расчет и контроль иных экономических показателей, связанных с кредиторской и дебиторской задолженностью; ведение претензионной и исковой работы с целью возврата долгов, контроль исполнения решений о взыскании долгов; создание резервов под долги предприятия при необходимости; создание локальных нормативных актов, регулирующих управление дебиторской и кредиторской задолженностью; и т.д. По поводу некоторых из этих процедур, фактически являющихся стадиями процесса управления задолженностью было опубликовано много самостоятельных материалов на страницах журналов «Профессионального издательства» (например, о проверке кредитоспособности контрагента, об организации документооборота в компании). В данной статье мы обратим внимание на некоторые ключевые аспекты управления дебиторской и кредиторской задолженностью.

Сверка с контрагентом

Безусловно, сверка с контрагентом является одним из важнейших элементов системы управления кредиторской и дебиторской задолженностью. Предприятие должно определить, в каких случаях оно будет проводить сверку, с какой периодичностью и т.д. Однако во всем необходимо знать меру. Если вы начнете требовать проведения сверки со всеми контрагентами по копеечным разовым договорам, мягко говоря, не все контрагенты вас поймут.

Пример 1

Недавно мне позвонила бухгалтер, которая на аутсорсинге вела бухгалтерский учет одного из клиентов и попросила предоставить документы по оказанным нами услугам. Объясняю, что договор и акт (как полагается с подписанные и заверенные печатью) сбыли отданы владельцу компании-клиента при личных встречах. Но выясняется, что этого не достаточно. «Предоставьте нам акт сверки!»- говорит бухгалтер. Меж тем речь идет о разовом (а не рамочном) договоре, уже закрытом полностью одним актом. Что можно сверить по одному договору – для меня логическая загадка. По поводу актов сверки написано много статей. Одни авторы считают, что его лучше составлять всегда; другие придерживаются иной позиции. В свое время проведенный мною анализ законодательства позволил прийти мне к выводу, что ряд случаев, когда в соответствии с ним составление актов сверки между контрагентами обязательно; и есть случаи, когда сверка не обязательна в силу закона, но весьма желательна. Наша же ситуация не попадает ни под основания для проведения ни обязательной, ни рекомендуемой сверки. Однако я готова пересмотреть свою позицию, если мне покажут иные нормативные акты, которых мне обнаружить не удалось, предписывающие проведение сверки в данном конкретном случае. Собственно говоря, этот вопрос я бухгалтеру и задаю: «А на основании каких нормативных правовых актов вы считаете, что сверка нужна в данном случае?» Ответ бухгалтера «гениальный»: «При чем здесь правовые акты? Я не юрист, я бухгалтер. Акт сверки в должны предоставить, потому что вы наш поставщик!» «Вообще-то мы не поставщик,- отвечаю я. — Хорошо, я переформулирую вопрос: на основании каких норм о бухгалтерском учете вы считаете, что сверка в данном случае нужна?» «Ну как же не поставщик….- начинает возмущаться бухгалтер – «мы же платили вам деньги! Вы что же, не хотите нам дать акт сверки?!». Честно говоря, давать акт сверки я действительно не хочу. У нас небольшая консалтинговая компания и делать бумаги, целесообразность составления которых глубоко сомнительна, никому не хочется. Природная лень подсказывает, что из-за этой «лишней» бумажки придется сейчас давать поручение его составить помощнику, потом самой придется просмотреть составленный документ, потом кому-нибудь еще придется идти на почту, дабы этот акт отправить. С другой стороны, я понимаю, что объяснять бухгалтеру то, что а) мы не «поставщик» а «исполнитель» (именно так называется сторона, оказывающая услуги, согласно ГК РФ б) что нормы бухгалтерского учета являются такими же правовыми нормами, как и любые другие в) выяснять, почему же он считает, что в данном случае нужна сверка– еще более энергозатратно. Поэтому вздохнув, я прошу прислать форму акта сверки, который ее устраивает в данном случае и обещаю, что данная форма будет заполнена, а потом мы вышлем ее ей…Через минуту я понимаю, что зря пошла на уступки, ибо «никакой устраивающей их формы они высылать не будут; нам надо самостоятельно составить данный документ, сделать с него скан и отправить ей по электронной почте, а также продублировать по обычной. А если же впоследствии выяснится, что форма ее не устраивает, необходимо будет заново форму переделать и произвести вторичную отправку по электронной и обычной почте.» Акт сверки в результате мы не дали. Проще оказалось связаться с владельцем бизнеса и попросить его объяснить бухгалтеру, что акт сверки мы дадим, только если нам предоставят правовое обоснование для своего требования. Впрочем, не слышали этого бухгалтера мы всего месяца полтора, ибо через это время она позвонила нам снова с требованием нас заново предоставить исчезнувший у нее договор и акт….

Итак, для того, чтобы выстроить политику по управлению задолженностью, необходимо понимать, когда следует проводить сверку. Обратимся к нормативным актам. В соответствии со ст. 11 Федерального закона «О бухгалтерском учете» № 129-ФЗ, активы и обязательства подлежат инвентаризации. При инвентаризации выявляется фактическое наличие соответствующих объектов, которое сопоставляется с данными регистров бухгалтерского учета. Случаи, сроки и порядок проведения инвентаризации, а также перечень объектов, подлежащих инвентаризации, определяются экономическим субъектом, за исключением обязательного проведения инвентаризации. Обязательное проведение инвентаризации устанавливается законодательством Российской Федерации, федеральными и отраслевыми стандартами.»

Порядок инвентаризации определяется Методическими Указаниями, утвержденными Приказом Минфина РФ №49 от 13.06.1995 (в ред. от 08.11.2011 г.) В соответствии с п.1.5 данного нормативно-правового акта, проведение инвентаризации обязательно: при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже, а также в случаях, предусмотренных законодательством при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года. Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года, а библиотечных фондов — один раз в пять лет. В районах, расположенных на Крайнем Севере и приравненных к ним местностях, инвентаризация товаров, сырья и материалов может проводиться в период их наименьших остатков;

при смене материально ответственных лиц (на день приемки — передачи дел);

при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей;

в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

при ликвидации (реорганизации) организации перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса и в других случаях, предусматриваемых законодательством Российской Федерации или нормативными актами Министерства финансов Российской Федерации.

При коллективной (бригадной) материальной ответственности инвентаризации проводятся при смене руководителя коллектива (бригадира), при выбытии из коллектива (бригады) более пятидесяти процентов его членов, а также по требованию одного или нескольких членов коллектива (бригады).»

Однако сказанное не означает, что инвентаризацию нельзя осуществить на основании документации, хранящейся в собственной организации. Исключение составляют отдельные случаи. Так, например, в соответствии с п. 74. Положения по ведению бухгалтерского учета (утверждены Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 N 34н (ред. от 24.12.2010, с изм. от 08.07.2016) «Отражаемые в бухгалтерской отчетности суммы по расчетам с банками, бюджетом должны быть согласованы с соответствующими организациями и тождественны. Оставление на бухгалтерском балансе неурегулированных сумм по этим расчетам не допускается». То есть с данными субъектами проведение сверок (как мы видим из контекста данной нормы) обязательно. Не лишним будет проведение сверки и в ряде других случаев: для списания задолженности; перед составлением акта о взаимозачете и т.д. Многие проводят сверку при наличии длительных взаимоотношений с контрагентом (периодических поставок и т.д.)

Многие считают, что сверка с контрагентом никогда не повредит. Приведу пример из своей практики, когда проявление инициативы по проведению сверки привела к плачевным последствиям.

Пример 2

Много лет назад (2008 г.) автор данной статьи работал в одном западном агентстве недвижимости. В момент начала мирового финансового кризиса дела в компании стали идти значительно хуже (кризис, если кто помнит, в первую очередь ударил именно по сфере real estate). И… в тот момент в юридический отдел принесли претензию от контрагента с требованием вернуть 1 млн. рублей. Прежде богатое агентство, для которой 1 млн. рублей был в былые времена было символической суммой, явно не было готово платить данные средства в кризис, ибо и без того к тому моменту старательно урезало все расходы. Откуда взялся данный долг? Выяснилось следующее. Пару лет назад некий заказчик перечислил компании 1 млн. рублей за оказание ею рекламных услуг, связанных с продажей недвижимости заказчика. Акт же менеджер, уволившийся два года назад, подписать благополучно забыл. Финансовый директор решила провести ревизию за два года и отправила контрагенту письмо примерно следующего содержания «Согласно данным учета, у нас перед вами есть кредиторская задолженность в размере 1 млн. рублей…. Просим подтвердить наличие данной задолженности и подписать акт сверки». Собственно 1 млн. рублей, не закрытых актом, заказчик, узнавший, что перед ним оказывается, есть долг, вернуть обратно и попросил…. «Что нам делать в данном случае?» — вопрошали юридический отдел люди, причастные к данной истории. Честно говоря, вопросов к ним у меня было еще больше вопросов к ним… «Почему менеджер забыл подписать акт?» «Почему в компании, в которой переписка может вестись только с корпоративной почты переписка менеджера с контрагентом не сохранилась?» «Есть ли доказательства хотя бы фактически произведенных расходов во исполнение данного договора (ведь наверняка не все рекламные услуги оказывались собственными силами)?» И самый главный…. «Зачем было напоминать заказчику, явно забывшего про отсутствие акта и, видимо, даже не отражавшему кредиторскою задолженность в учете, о ее наличии до истечения срока для взыскания данных средств с исполнителя?» Впрочем, ответ на последний был простой: «Потому что финансовый директор считает, что так правильно и она полагает, что письмо в котором она признает наличие долга в бухгалтерском и налоговом учете не означает признание долга компанией в принципе…Она лишь хотела подтвердить наличие долга в бухгалтерских документах….» «А интересно, финансовый директор знает, что отправив данный акт по почте контрагенту, мы де-факто признали долг и что либо сделать в такой ситуации юристам в принципе проблематично? – не удержался от вопроса уже другой юрист…

Стоит отметить, что несколько позже появилось также постановление Президиума ВАС РФ от 12.02.2013 N 13096/12, в котором был сделан однозначный вывод о том, что Акт сверки взаиморасчетов свидетельствует о признании долга контрагентом. Причем в день подписания акта течение срока исковой давности прерывается и начинает идти заново. Как было написано в данном судебном решении: «К материалам дела приобщена копия акта сверки расчетов между обществом «Туполев» и предприятием от 24.04.2008 № 52-05/266 (далее – акт сверки), подписанного руководителями и главными бухгалтерами сторон. Согласно названному акту по состоянию на 01.10.2007 задолженность общества «Туполев» составила 81 052 473 р. 62 к.… В соответствии с пунктом 20 совместного постановления Пленума ВС РФ от 12.11.2001 № 15 и Пленума ВАС РФ от 15.11.2001 № 18 «О некоторых вопросах, связанных с применением норм ГК РФ об исковой давности» к действиям, свидетельствующим о признании долга в целях перерыва течения срока исковой давности, исходя из конкретных обстоятельств, в частности, могут относиться: признание претензии; частичная уплата должником или с его согласия другим лицом основного долга и/или сумм санкций, равно как и частичное признание претензии об уплате основного долга, если последний имеет под собой только одно основание, а не складывается из различных оснований; уплата процентов по основному долгу; изменение договора уполномоченным лицом, из которого следует, что должник признает наличие долга, равно как и просьба должника о таком изменении договора (например, об отсрочке или рассрочке платежа); акцепт инкассового поручения. Акт сверки свидетельствует о признании обществом «Туполев» долга перед предприятием. Таким образом, 24.04.2008 (в день подписания акта сверки) течение срока исковой давности прервалось и началось заново….»

Я воздержусь от оценки действий и логики финансового директора, попросившего подтвердить контрагента долг по рекламным услугам. Более того, не смогу рассказать, чем окончилась эта история в агентстве недвижимости, ибо вскоре после этого автор данной статьи сменил место работы. Однако вывод из нее очевиден: сверка с контрагентом не всегда приводит к позитивным результатам.

Контроль за документооборотом

А вот наличие «закрывающих» документов, если вы действительно выполнили работы, оказали услуги, поставили товар – для контроля задолженности, как кредиторской, так и дебиторской, необходимы.

Поэтому управление задолженностью должно начинаться с системы контроля за документооборотом предприятия и проверки платежеспособности контрагента: своевременным подписанием договора, своевременным получением пакета документов по договору и т.д. И только последующими этапами будет ведение действий по получению, в т.ч. взысканию задолженности с контрагентов; контроль за тем, чтобы суммы задолженности не превысили желаемых лимитов и т.д. Приведу конкретный пример, чтобы наглядно проиллюстрировать, что реализация второго этапа управления кредиторской задолженности (взыскания задолженности) зачастую проблематична без первого.

Пример 3

В одной строительной компании-генеральном подрядчике, в юридическом отделе которого довелось работать автору данной статьи, отношения с контрагентами были выстроены следующим образом. Найдя крупного заказчика на строительство, который вроде бы готов был заключить с генеральным подрядчиком договор, у последнего начиналась эйфория и тот сразу же приступал к выполнению работы (нанимая при этом субподрядчиков и платя им значительные денежные суммы.) Заказчик же, де-факто утвердивший генподрядчика, де-юре своевременно договор не подписывал (тот проходил согласования по 10 заинтересованным в договоре лицам и отделам), что занимало около пары месяцев. Меж тем ресурсы генерального подрядчика тратились на выполнение несуществующего пока в природе договора. Если бы в итоге заказчик не подписал оный документ, взыскать денежные средства было бы с заказчика мега-проблематично (хотя при наличии серий доказательств и стечении благоприятных факторов) все же возможно.

Как мы видим из данного примера, нельзя допускать ситуацию, когда де факто дебиторская задолженность есть (заказчика перед генеральным подрядчиком), а де-юре ее нет. Так же как и нельзя допускать диаметрально противоположную ситуацию (см. Пример 2), когда де-факто задолженности уже нет, а де-юре она есть.

Только на первый взгляд кажется что выстроить систему системы контроля за документооборотом предприятия и проверки платежеспособности контрагента достаточно просто. На самом деле это весьма проблематично. Во-первых, как минимум, необходимо назначить лицо (лица), которое (ые) будет(ут) контролировать сроки подписания всех документов и сделать так, чтобы они были заинтересованы в том, чтобы контролировать своевременное подписание документов и эти сроки соблюдать.

Продолжение Примера 2

Если бы менеджер по рекламе получил свою комиссию от 1 млн. рублей после подписания акта об оказании рекламных услуг – вряд ли бы он забыл его подписать у контрагента.

На достаточно большом количестве предприятий лиц, ответственных за своевременное подписание документов, нет вообще. Иногда бардак с бумагами – это проблема, связанная с неорганизованностью специалистов вашей компании, иногда она связана с неорганизованностью контрагента. Даже если в процессе реализации договора вы напрямую контактируете с руководителем другой компании, не факт, что все документы будут оформлены своевременно; если же вы взаимодействуете с менеджером, у которого нет права подписи и который должен все документы своевременно подписывать у руководителя компании-контрагента, ситуации, когда договор не был своевременно подписан или закрывающий акт не был своевременно предоставлен будут встречаться гораздо чаще.

Пример 4

На самом деле мы тоже сталкивались с ситуацией, когда клиент, приехавший к нам из региона и которому несколько раз напомнили, что на встречу надо взять или подписанные со своей стороны договор и акт или в крайнем случае печать, преодолев значительное расстояние между городами, заявлял, что и второй экземпляр с печатью и саму печать он забыл ( в данном случае мы рассматриваем ситуацию, когда у организации есть печать ). «Я распишусь, — говорит директор, — но печати, увы, пока нет….(« И что делать в такой ситуации? Отправить его в родной город за ней? С одной стороны, не особо это красиво, ибо человек заплатил за консультацию, с другой стороны, полноценных документов с печатью, подтверждающих, что все обязательства мы выполнили, по итогам данной встречи мы не получим. Вот и приходится таким забывчивым руководителям напоминать потом, что акт все-таки надо выслать).

Еще хуже – когда пренебрежительное отношение к документам – нормальное явление для работников вашей компании. Контрагент подписал акт, но ваш менеджер его благополучно потерял; тот приехал на встречу с печатью, а менеджер вспомнил об акте только к концу встречи, когда руководителю компании-контрагента необходимо уже уезжать и нет времени ждать, когда распечатают и сошьют договор или составят акт.

Пример 5

В одной компании, где я работала, был «замечательный» менеджер, который на вопрос юридического отдела или бухгалтерии о том, где договор, акт, отчет или накладная… всегда отвечал: «Ну вы там сами поройтесь на моем столе…. Они где-то среди бумаг валяются». Бухгалтеры, конечно, вздыхали, но шли, отыскивали необходимые им документы и бережно подшивали в папку. Но не удивительно было, что при таком подходе к делу, важные документы исчезали у менеджера с завидной периодичностью.

При этом очевидно, что не каждый контрагент будет высылать заново второй, третий, четвертый и т.д. раз уже отданные документы.

Пример 6

Та же самая бухгалтер, которая требовала от нас акт сверки, позвонила месяца через полтора еще раз и попросила «представить договор и акт». Объясняем ей, что все было отдано противоположной стороне два месяца назад. «Вы хотите, чтобы я их искала? – заявляет она. – Вы тратите мое время на разговоры с вами, оно дорого стоит! Как я поняла, у вас-то подписанные экземпляры документов есть. Сделайте мне их сканы и отправьте на электронную почту. А также продублируйте подписанные с вашей стороны экземпляры нам на обычную почту. Наше время, судя по словам бухгалтера, видимо, ничего не стоило… Впрочем, через час в своих катакомбах женщина-таки обнаружила данные документы…

Если у вас с контрагентом хорошие отношения – наверняка он пришлет второй раз документы, хотя обязать его это сделать достаточно сложно. Недобросовестный же контрагент, наоборот, может воспользоваться данной ситуацией в свою пользу. Например, завить, что акта (накладной и т.д.) он в помине не видел и вы должны вернуть ему оплату за уже сделанную работу.

Стоит учитывать, что каждому виду договора есть свой «закрывающий» пакет документов. Если речь идет о договоре оказания услуг – таким документом будет акт, об агентском договоре – акт и отчет и т.д. Однако не все так просто. Есть сложные ситуации, когда одной-двумя бумажками для подтверждения того, что обязательства друг перед другом выполнены, не обойдешься.

Пример 6

Так, например, недавно нас попросили подготовить пакет документов, предполагающих выплату премии покупателю за достижение объема закупок и возможность зачесть эту премию в счет следующих поставок по договору. Помимо унифицированных форм (как, например, накладная), в пакете оказался целый ворох неунифицированных (форма для расчета объема закупок, документ, подтверждающий достижение объема закупок, акт сверки, соглашение и о взаимозачете и т.д.)

В каждой организации есть определенный перечень договоров, по которым она работает. При составлении политики управления дебиторской и кредиторской задолженности лучше дать перечень этих договоров в локальном нормативном акте и указать, какие закрывающие документы необходимо получить лицу, которое будет контролировать в данном случае документооборот по конкретной сделке.

О таблицах по управлению дебиторской и кредиторской задолженностью

Необязательность составления акта сверки с каждым конкретным контрагентом не означает, что нет необходимости контролировать наличие долгов перед вами.

Мы советуем вам начать с составления локального нормативного акта, касающегося управления задолженностью, расчета предельной суммы задолженности, при достижении которой финансовое положение компании станет критичным, составлением таблицы (таблиц) для контроля. Остановимся на описании этих таблиц подробнее.

Для того, чтобы отслеживать долги компании (перед компанией) можно составить соответствующую таблицу, в которой будет указано, был ли подписан соответствующий договор и когда, относится ли договор к так называемым разовым договорам или это рамочный договор и он предполагает периодическое осуществление поставок (оказание услуг, выполнение работ), необходимость в силу закона (или исходя из принципа целесообразности) проведения сверки с данным контрагентом; периоды для проведения сверки; сроки подписания закрывающих документов по договору (дополнительному соглашению к договору); состав закрывающих документов, наличие закрывающих документов; лицо, которое контролирует документооборот по данной сделке. Также в этой (или отдельной таблице, если не удобно пользоваться одной) можно отразить срок задолженности, меры, которые принимаются для взыскания задолженности (написание претензий, предъявление исков в суд и т.д.); в случае, если суд о взыскании задолженности был выигран и решение вступило в законную силу– сведения об исполнении решения и т.д. В любом случае важно, чтобы данной таблицей было удобно пользоваться и чтобы она была действенным инструментом в установлении контроля за дебиторской (кредиторской) задолженностью на предприятии.

О мотивации

Если дебиторскую задолженность взыскивает не сторонний юрист, а работник вашей компании, лучше если у него будет дополнительная мотивация приложить все усилия для выигрыша дела и получения сумм в процессе исполнения судебного решения. В виде элемента мотивации может выступать, например, премия за полученные в результате работы юриста суммы.

Мы рассказали в данной статье о некоторых проблемных моментах, связанных с управлением задолженностью. В любом случае осуществление контроля за ней – кропотливая работа, при выполнении которой должны быть учтены индивидуальные особенности функционирования именно вашего предприятия.

Яндекс.Метрика